MCA, ROC और डायरेक्टर KYC के लिए डिजिटल सिग्नेचर

कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय (MCA) द्वारा स्वीकार की जाने वाली हर फ़ाइलिंग पर डिजिटल हस्ताक्षर होते हैं। कंपनी इनकॉर्पोरेशन, सालाना रिटर्न, चार्ज क्रिएशन, डायरेक्टरों की नियुक्ति और इस्तीफ़े तथा सालाना DIR-3 KYC — इन सबके लिए हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का डिजिटल सिग्नेचर पोर्टल पर रजिस्टर होना अनिवार्य है। MCA नाम के मिलान को लेकर विशेष रूप से सख़्त है।

अगर आपकी फ़ाइलिंग की अंतिम तारीख नज़दीक है, तो बताइए कि कौन-सा फ़ॉर्म भरना है और हम बता देंगे कि आपको क्या चाहिए।

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MCA फ़ाइलिंग के लिए कौन-सा सर्टिफिकेट चाहिए

MCA के काम के लिए Class 3 साइनिंग की ज़रूरत होती है। इसमें एन्क्रिप्शन वाले कॉम्बो की आवश्यकता नहीं होती, जब तक कि आप टेंडर में भी बोलियाँ न लगाते हों — जो कि एक अलग आवश्यकता है।

सर्टिफिकेट एक, दो या तीन साल के लिए जारी होते हैं। जिन डायरेक्टरों को हर साल DIR-3 KYC भरना होता है और सालाना रिटर्न साइन करने होते हैं, उनके लिए लंबी वैलिडिटी लेना समझदारी है: प्रति वर्ष लागत कम पड़ती है और हर साल रिन्यूअल की भागदौड़ से मुक्ति मिलती है।

किसे-किसे इसकी ज़रूरत होती है

• डायरेक्टर — DIR-3 KYC, DIN आवेदन, नियुक्ति/इस्तीफ़ा फ़ॉर्म और सालाना फ़ाइलिंग साइन करने के लिए।
• LLP के डेजिग्नेटेड पार्टनर — LLP इनकॉर्पोरेशन और सालाना रिटर्न के लिए।
• अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता — कंपनी की ओर से फ़ाइल किए जाने वाले विभिन्न फ़ॉर्मों के लिए।
• प्रैक्टिसिंग पेशेवर — कंपनी सेक्रेटरी (CS), चार्टर्ड अकाउंटेंट (CA) और कॉस्ट अकाउंटेंट (CMA) जो फ़ॉर्म सर्टिफ़ाई करते हैं, उन्हें अपनी मेंबरशिप संख्या से जुड़ा अलग सर्टिफिकेट चाहिए।

सर्टिफिकेट हमेशा किसी व्यक्ति का होता है। बिना किसी इंसान के नाम के कंपनी का कोई स्वतंत्र सर्टिफिकेट नहीं होता।

सर्टिफिकेट का नाम मेल खाना अनिवार्य है

MCA रजिस्ट्रेशन रिजेक्ट होने की सबसे बड़ी वजह यही है, और आवेदन करने से पहले इस पर ध्यान देना बेहद ज़रूरी है।

डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफिकेट पर लिखा नाम आपके DIN या PAN रिकॉर्ड में दर्ज नाम से अक्षर-दर-अक्षर मिलना चाहिए — जिसमें इनिशियल, उनका पूरा विस्तार, और पहले व आख़िरी नाम का क्रम शामिल है। अगर DIN रिकॉर्ड में “Rajesh Kumar Sharma” है और सर्टिफिकेट पर “R. K. Sharma” आ गया, तो MCA पोर्टल उसे एसोसिएट नहीं करेगा।

पहले अपना मौजूदा MCA रिकॉर्ड जाँचें, फिर बिल्कुल उसी नाम से सर्टिफिकेट का आवेदन करें। बाद में इसे ठीक करने का मतलब है सर्टिफिकेट दोबारा जारी कराना।

ज़रूरी दस्तावेज़

भारतीय डायरेक्टर या पेशेवर के लिए:

• Certifying Authority का भरा हुआ एप्लिकेशन फ़ॉर्म
• PAN कार्ड — अनिवार्य, और नाम आवेदन से हूबहू मिलना चाहिए
• पते का प्रमाण: आधार, पासपोर्ट, वोटर आईडी, ड्राइविंग लाइसेंस, या हाल का बिजली बिल या बैंक स्टेटमेंट
• हाल की पासपोर्ट साइज़ फ़ोटो
• आपके नियंत्रण वाला मोबाइल नंबर और ईमेल पता
• आवेदन के समय पहचान सत्यापन — VSign के लिए अब यह फ़ोन पर फ़ेस वेरिफ़िकेशन है

विदेशी डायरेक्टरों की प्रक्रिया अलग होती है, जो PAN और आधार के बजाय पासपोर्ट और अटेस्टेशन पर आधारित होती है। दस्तावेज़ और प्रक्रिया की गाइड में इसकी पूरी जानकारी दी गई है।

MCA पोर्टल पर DSC कैसे जोड़ें (Associate DSC)

सर्टिफिकेट जारी होने के बाद उसे MCA पोर्टल पर अपने यूज़र अकाउंट से जोड़ना (Associate DSC) ज़रूरी है:

1. USB टोकन का ड्राइवर इंस्टॉल करें और टोकन कंप्यूटर में लगाएँ।
2. जिस अकाउंट से फ़ाइलिंग करनी है, उससे MCA पोर्टल पर लॉग इन करें।
3. प्रोफ़ाइल में जाकर DSC Association या Register DSC का विकल्प खोलें।
4. अपनी भूमिका चुनें — डायरेक्टर, पेशेवर, या अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता। पेशेवर वाले विकल्प में मेंबरशिप नंबर माँगा जाएगा।
5. पूछे जाने पर अपना सर्टिफिकेट चुनें और पुष्टि करें।

यह काम सर्टिफिकेट मिलते ही कर लें, फ़ॉर्म भरने के आख़िरी दिन नहीं। अगर नाम में कोई मिसमैच निकले, तो आपके पास उसे सुधारने का समय होना चाहिए।

DIR-3 KYC और सालाना डेडलाइन

DIN रखने वाले हर डायरेक्टर को हर साल अपना DIR-3 KYC अपने डिजिटल सिग्नेचर से साइन करके भरना होता है। दो बातें ध्यान रखें:

• डेडलाइन चूकने पर DIN डीएक्टिवेट हो जाता है, और उसे दोबारा चालू कराने पर भारी पेनल्टी लगती है। डीएक्टिवेट DIN वाला डायरेक्टर कंपनी के अन्य फ़ॉर्म भी साइन नहीं कर सकता, जिससे पूरी कंपनी का काम रुक सकता है।
• एक्सपायर सर्टिफिकेट से KYC साइन नहीं हो सकता। सर्टिफिकेट तय तारीख पर एक्सपायर हो जाता है। अगर पिछले साल के बाद आपका सर्टिफिकेट एक्सपायर हो चुका है, तो पहले नया सर्टिफिकेट जारी कराना होगा — जिसमें समय लगता है।

फ़ाइलिंग का महीना आने से पहले ही अपने सर्टिफिकेट की एक्सपायरी जाँच लें। दस्तावेज़ और प्रक्रिया गाइड में बताया गया है कि Windows से सीधे एक्सपायरी तारीख कैसे देखी जाती है।

जब MCA आपके सर्टिफिकेट को स्वीकार न करे

1. नाम का मिसमैच (DIN या PAN रिकॉर्ड से मेल न खाना) — सबसे आम कारण।
2. सर्टिफिकेट एसोसिएट न होना — फ़ाइलिंग वाले अकाउंट से DSC जुड़ा न होना।
3. सर्टिफिकेट एक्सपायर होना — कोई ग्रेस पीरियड नहीं मिलता।
4. टोकन ड्राइवर न होना — जिससे ब्राउज़र टोकन को देख ही नहीं पाता। ड्राइवर डाउनलोड पेज पर हैं।
5. ब्राउज़र या जावा सेटिंग्स — MCA के साइनिंग कॉम्पोनेंट के लिए साइट को ट्रस्टेड में जोड़ना होता है; ब्राउज़र गाइड देखें।
6. DIN डीएक्टिवेट होना — पिछला KYC छूटने की वजह से।

यह FIPS टोकन पर ही होना चाहिए

Class 3 सर्टिफिकेट FIPS 140-2 या 140-3 प्रमाणित USB टोकन पर ही जारी होते हैं। अगर आपके पास पहले से चालू टोकन है जिसमें खाली स्लॉट है, तो नया सर्टिफिकेट अक्सर उसी डिवाइस पर आ जाता है — USB टोकन गाइड देखें।

हम फ़ाइलिंग का काम भी संभालते हैं

कई ग्राहकों को सर्टिफिकेट के साथ-साथ फ़ाइलिंग का काम भी कराना होता है। हम सर्टिफिकेट जारी करने के साथ-साथ कंपनी रजिस्ट्रेशन, MCA कम्प्लायंस, GST और इनकम टैक्स रिटर्न, EPF और ESI तथा ट्रेडमार्क रजिस्ट्रेशन का पूरा काम भी देखते हैं।

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